İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”) VDF Filo Kiralama A.Ş. (“VDF Filo”) olarak, siz veri sahiplerine karşı, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) gereğince kişisel verilerin korunması kapsamında öngörülen aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla düzenlenmiştir. İşbu Aydınlatma Metni ile kişisel verilerinizin işlenmesi aşamasında şirketimizin uyması gereken prosedür ile sahip olduğunuz hak ve özgürlükleriniz açıklanmıştır.
Bu aydınlatma metninin odağında yer alan veri sahibi ilgili kişiler, aşağıdaki şekilde listelenmiştir.
a) Müşterilerimiz ve çalışanları, kiralık araç kullanıcıları,
b) Müşterilerimizin ortakları, kefil ve eşleri,
c) Aday Müşteriler ve çalışanları,
d) Hak iddia eden üçüncü kişiler ve bunları temsil eden vekil ya da yasal temsilcileri,
e) İş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve çalışanları,
1. Kişisel Verileriniz Neden ve Ne İçin Kullanılıyor
KVKK uyarınca VDF Filo “Veri Sorumlusu” olarak anılmakta olup, sunacağı hizmet çerçevesinde sizden alacağı talimatlar ve başvurular kapsamında, ilgili yasal mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler çerçevesinde; tüm operasyonel kiralama işlemleri ve pazarlama faaliyetleri doğrultusunda sunulan ürünlerden faydalanılabilmesi ve hizmetlerden sorunsuz olarak yararlanabilmesi, tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız yönünden iş ortaklığımızın konusunu oluşturan işlemlerin yerine getirilebilmesi, hukuki süreçlerin ve faaliyetlerimizin iç prosedürlerimize uygun olarak yürütülebilmesi, iç kontrol ve denetim faaliyetlerinin yürütülebilmesi, işlenen verilerin güncel ve doğru olmasının sağlanmasına ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılabilmesi amaçlarıyla; yukarıda sayılan veri sahiplerine ilişkin;
Kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, hukuki işlem bilgileri, görsel-işitsel veriler, ödeme bilgileri gibi finansal veriler, alt işveren ilişkisi çerçevesinde şirketimizde personel görevlendirmesi yapılması halinde personele ait özlük bilgileri ile çeşitli kişisel veriler ve müşteri işlem verileri, pazarlama verisi, risk değerlendirme verisi, kurumsal kimlik verisi, konum verisi gibi kişisel verilerinizi elde etme, kaydetme, saklama, güncelleme, sınıflandırma, mevzuatın izin verdiği üçüncü kişilerle paylaşma veya onlara devretme gibi konularda, “Veri İşleme” olarak kabul edilen işlemleri KVKK çerçevesinde ve KVKK’nin 5. ve 6. maddesinde belirtilen (i) veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması, (ii) işlemenin bir sözleşmenin kurulması ve ifası gerekli olması, (iii) bir hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için işleminin gerekli olması, (iv) temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için işlemenin zorunlu olması veya (v) işlemenin kanunlarda öngörülmesi hukuki sebepleri dâhilinde gerçekleştirebilir.
Araç Takip Sistemi Kapsamında İşlenen Kişisel Veriler
Vdf Filo tarafından, bireysel (gerçek kişi) müşterilere kiralanan araçlarda, güvenliğin temini açısından araç takip cihazı kullanılabilmektedir. Bu kapsamda, araçların ve kullanıcıların güvenliğinin sağlanabilmesi, hukuki süreçlerin ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülebilmesi, idari ve adli makamlardan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırılabilmesı gibi amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde KVKK’nin 5/2. maddesi kapsamında kiralanan aracın konum verisi işlenebilmektedir.
Kişisel veri kategorileri bazında kişisel verilerinizin işleme amaçları aşağıdaki şekildedir:
Kampanya ve hizmetlerin tanıtımı ile pazarlamasının yapılması: Kimlik verileri, Pazarlama verileri, Kurumsal kimlik verileri, İletişim verileri, Müşteri Verileri, Müşteri işlem verileri
Operasyonel işlemlerin yönetilmesi: Kimlik verileri, İletişim verileri, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri Verileri, Müşteri işlem verileri
Kredi değerlendirme süreçlerinin yönetilmesi: Kimlik verileri, İletişim verileri, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri Verileri, Müşteri işlem verileri, Risk değerlendirme verisi
Muhasebe işlemlerinin takibi: Kimlik verileri, İletişim verileri, Finansal veriler, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri Verileri, Müşteri işlem verileri
Finansal kontrol ve risk yönetimi raporlamaların yapılarak yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi, iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması: Kimlik verileri, Müşteri verileri, Müşteri işlem verileri, Kurumsal kimlik verileri, Risk değerlendirme verisi
İç kontrol ve denetim faaliyetlerinin yönetilmesi: Kimlik verileri, İletişim verileri, Finansal veriler, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri verileri, Müşteri işlem verileri, Görselişitsel veriler, Risk değerlendirme verisi, Pazarlama verileri
İşlenen verilerin güncel ve doğru olmasının sağlanması amacıyla gerekli düzenlemelerin yapılması: Kimlik verileri, İletişim verileri, Finansal veriler, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri verileri, Müşteri işlem verileri, Görsel ve işitsel veriler, Risk değerlendirme verisi, Pazarlama verileri,
Hukuki süreçlerin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, idari ve adli makamlardan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırılması, tahsilat süreçleri: Kimlik verileri, İletişim verileri, Finansal veriler, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri verileri, Müşteri işlem verileri, Görsel- işitsel veriler, Araçların Konum Verileri
Satış ve yenileme işlemlerinin gerçekleştirilmesi: Kimlik verileri, İletişim verileri, Finansal veriler, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri verileri, Müşteri işlem verileri, hukuki işlem verileri
Müşteri deneyimini arttırmak amacıyla müşteri ilişkileri ve memnuniyeti yönetimi aktivitelerinin yapılması: Kimlik verileri, İletişim verileri, Kurumsal kimlik verileri, Müşteri Verileri, Pazarlama verileri, Müşteri işlem verileri
İade edilen araçların satış işlemlerinin gerçekleştirilmesi: Kimlik verileri, İletişim verileri, Hukuki işlem verileri, Müşteri verileri
2. Kişisel Verilerinizin Paylaşımına İlişkin Açıklamalar
VDF Filo, kişisel verilerinizi tarafınızdan, hizmet sözleşmeleri ve ilişkili dokümanlardan, VDF grubu şirketlerinin iştiraki veya hissedarı olan şirketlerden, ortağı/kefili olduğunuz şirketlerden, ilgili mevzuat kapsamında yetkilendirilmiş kuruluşlardan, çözüm ortaklarımızdan ve yasal mercilerden temin edilebilmekte, idari ve adli makamlarla, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuatın öngördüğü esaslar kapsamında paylaşabilmekte ve otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle fiziki ortamda işleyebilmektedir.
Kişisel verileriniz aşağıda yer alan alıcı gruplarına belirtilen amaçların gerçekleştirilebilmesi için mevzuatın öngördüğü esaslar kapsamında aktarılabilir:
Resmi Makamlar: Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hukuki süreçlerin takibi, mevzuat gereği bildirimlerin yapılması ve bilgi taleplerinin cevaplandırılması amaçlarıyla, adli makamlar ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşım yapılabilmektedir.
Yurt içi grup şirketleri ve yurt içinde yerleşik diğer taraflar: Satış ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hukuki süreçlerin takibi amaçlarıyla, paylaşımın gerekli olduğu kişi ve kuruluşlarla ve hukuki süreçlerin yürütülmesi amaçlarıyla destek alınan çözüm ortaklarımızla, sözleşme veya alacağın devri işlemlerinin veya finansman sağlanması kapsamında gerçekleştirilecek menkul kıymetleştirme işlemlerinin yapılması amaçlarıyla bu işlemlerin gerçekleştirilmesinde rol alan taraflarla paylaşım yapılabilmektedir.
Yurtdışında yerleşik taraflar: Bu kapsamda veriler, satış süreçleri ile satış sonrası süreçlerinde yüksek verimlilik ve müşteri memnuniyetinin artırılması amacıyla destek alınan çözüm ortaklarımızın bulut ortamında bulunan sunucularına şifrelenmiş olarak aktarılmakta ve tedarikçiler tarafından okunamaz şekilde yer almaktadır.
VDF’nin sözleşmesel ve kanuni yükümlülüklerini tam ve gereği gibi yerine getirebilmesi için kişisel verilerinizin doğru ve güncel olması çok önemlidir.
3. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
Kişisel verileriniz VDF tarafından bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri gereğince teknik altyapı sağlanarak büyük bir özenle saklanmaktadır. Kişisel verilerinizin işlenmesi ve kullanılması ile ilgili olarak KVKK’nin 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı VDF’ye başvurarak her zaman kullanabilirsiniz.
KVKK kapsamındaki haklarınızı yazılı olarak kullanmanız gerekmekte olup, işbu haklarınızı internet sitemizde (http://www.vdffilo.com.tr) bulunan Kişisel Verilerin Korunması bölümü altındaki Başvuru Formu aracılığı ile kullanabilirsiniz. Herhangi soru ya da şikayetinizin olması halinde bizimle kisiselverilerim@vdf.com.tr adresine e-mail atarak temasa geçebilirsiniz. Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
Kişisel verileriniz işbu Aydınlatma Metni ile size bildirilen amaçlar dışında kullanılmamak kaydı ile işlenecek olup, VDF’nin internet sitesinden ulaşabileceğiniz Kişisel Verilerin Korunması Politikası ile düzenlenen ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ile ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir.
Kişisel verilerinizi işleme koşullarında değişikliklerin olması halinde, bu metinde yer alan bilgileri uygun şekilde güncelleyeceğimizi ve güncel aydınlatma metnimize vdf Filo internet sitesi üzerinden her zaman kolaylıkla erişebileceğinizi belirtmek isteriz.
Versiyon: Nisan 2022